Guia completo de gestão para escritórios de advocacia

Já há algum tempo, a rotina dos escritórios de advocacia deixou de ser baseada apenas na análise de contenciosos e no desenvolvimento de teses jurídicas para a representação de seus clientes. Ao se depararem com a vida profissional, os advogados precisam aprender a lidar com uma nova função (que nem sempre é ensinada nas universidades de direito): a gestão de escritório de advocacia.

O próprio exercício da advocacia exige que os advogados tenham certa organização conforme lidam diretamente com o controle de prazos. Nesse sentido, os escritórios precisam gerir as intimações recebidas, a carga dos autos e o próprio prazo para se manifestar a respeito. Apenas essa atividade já exige gestão por parte dos escritórios para que não haja o risco de perder a data para protocolo.

Todavia, a gestão de escritório de advocacia vai muito além disso. Afinal, em tempos modernos, as bancas também precisam se preocupar com a gestão financeira e com o relacionamento com o cliente, uma vez que os recursos devem ser bem geridos para que não haja desperdício — e o ideal é que os clientes estejam sempre satisfeitos.

Como o assunto é importante, preparamos este guia completo de gestão de escritório de advocacia. Ao longo do texto serão abordados temas como a automação de processos, a contabilidade, o marketing jurídico, a organização do escritório e as novas formas de trabalho que podem e devem ser adotadas pelas bancas. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

 

Automação de processos: item fundamental para gestão de escritórios de advocacia

 

Em um mercado cada vez mais competitivo como o jurídico, é fundamental investir na gestão do escritório por meio da implementação de uma organização típica de uma empresa.

Essa visão empresarial estratégica passa pela otimização de espaço e de tempo, para que os recursos financeiros sejam investidos nos pontos que possam dar retorno e para que os advogados possam se dedicar ao que realmente importa: a representação dos seus clientes.

Em razão disso, a inovação tecnológica tida no mercado como um todo também deve estar presente nos escritórios, modernizando o trabalho dos profissionais e a prestação do serviço — e, por consequência, permitir que se faça mais com menos.

O primeiro passo para essa modernização é identificar as tecnologias que existem no mercado e analisar quais delas são as ideias para o trabalho do seu escritório. Para isso, é fundamental identificar quais processos de trabalho são automatizáveis.

Nesse sentido, processo é todo fluxo de trabalho que se repete no dia a dia para a execução de determinadas tarefas. Em uma banca de advocacia, são muitos os processos próprios da atividade que podem ser automatizadas, como pesquisa de intimações publicadas, acompanhamento de publicações em geral, controle de prazos, definição de serviços forenses, comunicação interna e divisão de tarefas. Além disso, temos também as tarefas gerenciais do escritório, como marketing, relacionamento com o cliente e controle financeiro.

Diante do elevado número de processos que podem ser automatizados, é importante que a banca avalie as funcionalidades dos softwares jurídicos disponíveis no mercado e opte por aquele capaz de sanar os principais problemas identificados, ou seja, aquele cuja adoção terá um impacto maior (positivamente) no dia a dia do escritório.

Uma das vantagens de um software jurídico é a realização das atividades inteiramente online, o que, por sua vez, permite o armazenamento das informações e dos arquivos na nuvem. Além do armazenamento de documentos e dados online, o software permite a centralização das informações em uma única plataforma, o que faz com que toda a equipe tenha uma visão dos compromissos, das tarefas e dos prazos — inclusive os gestores.

Essa centralização de informações facilita, ainda, a delegação de tarefas, assim como o controle do que está sendo feito. Além disso, é possível criar grupos de trabalho em casos específicos, com compartilhamento de materiais e comunicação direta entre os integrantes.

Como ressaltado, o software jurídico permite ao gestor delegar as tarefas e, a partir disso, é possível acompanhar as entregas e as pendências. Esse controle possibilita ao gestor a análise do trabalho desempenhado por cada colaborador, sendo possível saber aqueles que cumprem com seus compromissos e aqueles que podem não estar à altura da empresa.

A principal vantagem da automação de processos em um escritório de advocacia é a economia de tempo por parte dos advogados, já que eles deixam de dedicar horas à pesquisa de intimações, ao controle de prazos, à organização da agenda e à elaboração de relatórios. Com essa economia de tempo, os advogados podem se dedicar às atividades jurídicas propriamente ditas, como o estudo de processos e de teses jurídicas e a elaboração de petições.

Dessa forma, além de mais organização, há ganho de produtividade e de rentabilidade.

 

Contabilidade: saiba como garantir a lucratividade de seu escritório

 

Até pouco tempo atrás, era comum que os advogados preferissem atuar como autônomos, — sobretudo os que trabalhavam sozinhos — em vez de abrir uma sociedade. As novas formas de legalização autorizadas pela Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) permitiu que essa realidade fosse revista por muitos profissionais do Direito.

Ainda assim, alguns advogados se mantêm como autônomos por acreditarem que a formalização como pessoa jurídica pode implicar no aumento de impostos. No entanto, acontece justamente o contrário.

Um trabalhador autônomo (o que inclui o advogado) precisa recolher imposto de renda (IR) e a contribuição ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) no percentual de 20% sobre sua remuneração. O percentual a ser recolhido pelo advogado empregado varia entre 8% e 11%, e o percentual a ser recolhido pelo empreendedor é de 11% sobre o pró-labore.

Além disso, o autônomo deve pagar, a título de imposto de renda, o valor relativo a 22,5% sobre os seus ganhos. Já o administrador da sociedade de advogados pode até ser isento se seu pró-labore não for de alto valor. Ainda que não seja administrador, o sócio está isento do pagamento de IR sobre a retirada de lucro, independentemente do valor.

Dessa forma, um autônomo pode chegar a pagar aos cofres públicos a quantia correspondente a 42,5% de sua remuneração, ao passo que o escritório de advocacia pagará o percentual máximo de 16,85% sobre o faturamento bruto pela tabela do Simples Nacional — isso se o faturamento for superior a R$ 3,5 milhões anuais. Em escritórios menores, o percentual a ser pago pode ser de apenas 4,5%.

Dessa forma, torna-se mais interessante a formalização do escritório, seja como sociedade simples ou como sociedade unipessoal.

Nesse sentido, a sociedade simples é a sociedade formada para prestar serviços de natureza técnica ou intelectual (como a advocatícia), formada por pelo menos dois sócios. A mudança recente que facilitou e incentivou a formalização dos escritórios de advocacia foi a permissão legal de inscrição dessa sociedade no Simples Nacional.

Já a sociedade unipessoal é aquela formada por apenas um advogado, ou seja, trata-se de uma versão de uma empresa individual comum para advogados que não queiram se associar a outros profissionais. Assim como a sociedade simples, a unipessoal também pode aderir ao Simples Nacional, o que facilita o recolhimento dos impostos.

De todo modo, independentemente da formação de sociedade simples ou de sociedade unipessoal, é fundamental que o escritório se dedique a uma contabilidade correta, distinguindo as receitas oriundas de honorários e as receitas oriundas de valores creditados a clientes em processos judiciais e acordos extrajudiciais. Isso porque a confusão entre essas contas pode implicar no pagamento de impostos indevidos, além de multas.

Somado a isso está o fato de que a desorganização das finanças pode levar a uma escrituração contábil equivocada, e consequentemente, à autuação pelos órgãos de fiscalização. Nesse contexto, é fundamental que as classificações e os lançamentos sejam corretamente feitos nas demonstrações contábeis a fim de garantir que os impostos e custos fixos e variáveis sejam apenas os necessários, garantindo a lucratividade.

 

Marketing jurídico: faça seu escritório se tornar destaque

 

Os profissionais do Direito sabem que o marketing jurídico encontra algumas restrições impostas pelo Código de Ética e Disciplina da OAB. Todavia, é preciso ficar claro para os escritórios de advocacia que se trata de restrição, mas não de proibição absoluta.

Nesse contexto, as bancas estão impedidas pelo referido código de anunciar seus serviços em veículos de massa, como rádio e televisão, assim como em outdoor. Por outro lado, as bancas podem participar de eventos jurídicos e, neles, promover seus serviços. No entanto, os eventos devem ser necessariamente jurídicos, uma vez que está proibida a divulgação em eventos estranhos à área, como feira ecológica.

Outras restrições visam assegurar a sobriedade da profissão. Exemplo disso é a vedação do uso de expressões de atividade comercial, como “ligue agora” e “venha conferir”. Outro exemplo é a ausência de permissão para divulgação de preços jurídicos e o uso de fotos dos prédios dos tribunais nas páginas das bancas.

Até mesmo o marketing digital para advogados deve ser feito com cuidado, uma vez que os escritórios de advocacia não podem oferecer consultas gratuitas em seus sites, pois isso fere os padrões éticos da OAB. Há, no entanto, outras estratégias de marketing digital jurídico que podem ser adotadas para captar clientes.

Uma dessas estratégias é o marketing de conteúdo, que consiste na divulgação de conteúdos relevantes, ou seja, de materiais que sejam de interesse das pessoas que o escritório quer atrair como clientes. Isso significa produzir textos de linguagem acessível, cujos temas possam interessar os potenciais clientes, e veiculá-los nos respectivos blogs dos escritórios de advocacia.

O marketing de conteúdo, além de autorizado pela OAB, ajuda a construir a imagem do escritório e a se aproximar dos possíveis clientes. Isso porque, sempre que o interessado buscar mais informações sobre determinado assunto, o escritório que adota essa estratégia terá seu nome vinculado a um texto que oferece informações a pessoas comuns. Isso ajuda a fortalecer a credibilidade da banca junto aos clientes, tornando-se autoridade no meio jurídico.

Além do conteúdo ter que ser atrativo, o visual adotado pelo escritório também deve ser. Assim, é importante que a banca cause uma boa impressão no seu site, blog e nos perfis das redes sociais, adotando um visual bonito, mas também de fácil acessibilidade. Uma imagem ruim ou mal pensada pode passar a impressão de desleixo.

Outra forma de marketing permitida pela OAB é a participação em canais especializados na internet. Nesses canais, é possível oferecer os serviços jurídicos e ainda se conectar com outros profissionais.

Da mesma forma acontece a participação em eventos jurídicos. Além de permitidos, esses eventos são uma ótima forma de se relacionar com outros profissionais da área e ganhar notoriedade. Dessa forma, é interessante, além de participar como ouvinte, palestrar em feiras, eventos e faculdades.

Os anúncios online, em páginas como Google e nas redes sociais, também alcançam um grande número de potenciais clientes — visto que atraem visitas ao site e ao blog do escritório. Assim, ao levar o nome da banca para pessoas que não conhecem seu trabalho, elas podem vir a necessitar dos seus serviços e requisitá-los.

Nesse contexto, é fundamental que o escritório de advocacia invista no seu marketing para conseguir alcançar o maior número possível de potenciais clientes. Ao adotar estratégias de marketing, a banca tem a chance de ganhar mais notoriedade, posicionando-se como autoridade no seu ramo de atuação, além de criar uma boa reputação no mercado e, assim, se tornar mais competitiva.

Além disso, investir no marketing permite aos advogados do escritório focar no exercício de sua profissão, e não tanto na captação de clientes. Em razão disso, vale a pena contar com profissionais competentes de marketing para alcançar resultados ainda mais expressivos sem precisar se preocupar com a implementação da estratégia.

 

Organização do escritório: entenda como ter um dia a dia mais produtivo

 

Um dos principais objetivos de um processo de gestão é fazer com que os profissionais produzam mais em um mesmo tempo, sem que isso implique no aumento de gastos. Isso significa que é fundamental organizar o escritório de forma a ter uma rotina mais produtiva.

A principal forma de tornar o dia a dia mais produtivo é investindo em algumas tecnologias para escritório de advocacia.

Nesse sentido, como já ressaltado anteriormente, é fundamental que o escritório conte com um bom software jurídico para gerenciar a rotina jurídica, concentrar as informações, controlar os prazos e as tarefas de cada profissional e ainda facilitar a comunicação interna. Por meio de um software com essas funcionalidades, o advogado terá mais tempo para se dedicar ao trabalho jurídico propriamente dito.

Além dessas funções, o software também pode auxiliar no controle financeiro da empresa, como controle do fluxo de caixa, emissão de boletos, de faturas de clientes e de notas fiscais. O gerenciamento do setor financeiro por meio de software, além de prático, inibe possíveis práticas fraudulentas ao tornar o processo mais transparente para todos os sócios.

O uso de aplicativo de calendários e agendas por cada advogado também pode facilitar a organização do dia a dia, alertando sobre possíveis tarefas inacabadas ou mesmo tarefas urgentes.

Outra tecnologia que também pode melhorar a produtividade dos advogados é a videoconferência. Isso porque as reuniões — tanto de advogados com seus clientes quanto entre os próprios advogados de um escritório — são muito frequentes. Todavia, o tempo de deslocamento entre um local e outro, ou mesmo a necessidade de que todos os advogados estejam presentes no escritório ao mesmo tempo pode dificultar esses encontros.

Em razão disso, o uso de tecnologias que permitem a videoconferência faz com que as pessoas se reúnam de qualquer lugar, basta ter um computador (ou mesmo um celular/tablet) com acesso à internet. Uma dessas ferramentas é a GoToMeeting, que permite o compartilhamento de áudio e vídeo no momento do encontro, sem a necessidade de download.

Além do uso da tecnologia, a adoção de algumas políticas por parte do escritório também pode ser uma forma importante de garantir a produtividade no ambiente de trabalho.

Uma dessas políticas pode ser a restrição ao acesso às redes sociais. Os minutinhos no Instagram e no Facebook gastos diariamente podem tomar um tempo enorme na jornada de trabalho do advogado. Para evitar isso, o escritório pode definir os horários de acesso, como nos intervalos para o café e durante o almoço.

Outra forma de garantir a produtividade dos colaboradores é estabelecendo metas em curto (um dia), médio (uma semana ou um mês) e longo prazo (um trimestre ou um semestre). Um exemplo de meta de curto prazo é preparar uma quantidade x de defesas por dia. Essa é, ainda, uma forma de demonstrar para o advogado o que o escritório espera dele.

 

Novas formas de trabalho: saiba como ser um escritório correspondente

 

O trabalho de advogado correspondente já é bastante conhecido por parte de alguns escritórios de advocacia. Todavia, o que muitos escritórios ainda não perceberam é que eles também podem trabalhar como correspondentes jurídicos.

Essa é uma nova forma de trabalho e uma opção interessante para o escritório, visto que ele já dispõe de todos os meios e recursos necessários para prestar esse tipo de serviço. Afinal, o escritório já conta com seus colaboradores para realizar os serviços forenses, como protocolos, cópia de processos, distribuição de ação, retirada de guias, além de trabalhos mais complexos, como realização de audiência, sustentação oral em julgamentos de segundo grau e despachos com o juiz.

O que o escritório precisa é apenas distribuir mais essas tarefas aos seus colaboradores e, assim, atuar como um apoio para escritórios de outros municípios e estados.

As vantagens da prestação desse tipo de serviço são inúmeras, a começar pela ampliação do networking. Isso porque o escritório se torna mais conhecido no meio jurídico, aumentando a sua visibilidade por parte de outros advogados. Essa visibilidade, por sua vez, pode levá-lo a ser indicado para outros clientes.

Além disso, a atuação como correspondente implica em uma diversificação da fonte de renda do escritório — logo, mais lucro. A demanda por esse tipo de trabalho costuma ser alta mesmo para um advogado correspondente autônomo. Já um escritório de advocacia, que usufrui de toda a estrutura e ainda conta com o respaldo no mercado, pode aumentar significativamente a sua renda oferecendo esse trabalho.

É importante lembrar que esse aumento de renda seria livre, já que, como ressaltado, o escritório já conta com os colaboradores para realizar os mesmos trabalhos.

Essa é, ainda, uma oportunidade do escritório de advocacia correspondente expandir seu território de atuação. Afinal, os escritórios de apoio que se localizam na capital podem prestar esses serviços aos escritórios do interior e vice-versa, tornando-se cada vez mais presentes nessas outras localidades e, até, tendo a possibilidade de firmar parcerias mais duradouras.

Enfim, trata-se de uma ampliação dos serviços prestados que tem apenas a acrescentar ao escritório que os oferece.

Tornar-se um escritório correspondente é fácil e rápido. Atualmente, inúmeras plataformas oferecem o serviço de intermediação entre correspondentes e escritórios que precisam contratar o trabalho deles. No entanto, é interessante pesquisar e escolher uma plataforma com credibilidade no mercado e com uma boa metodologia de trabalho para que o escritório tenha mais respaldo nessa atuação.

Uma vez eleita a plataforma, basta acessar seu site e fazer o cadastro. Em geral, esse cadastro é feito no nome de um advogado. Assim, basta escolher o nome de um dos sócios da banca para cadastrá-lo como correspondente.

Ao fazer o cadastro, algumas plataformas oferecem a oportunidade de selecionar as áreas de atuação e os serviços forenses que o advogado se interessa em oferecer. Dessa forma, o escritório pode optar por oferecer os serviços somente no seu ramo de atuação ou pode escolher diversificar.

Feito o cadastro, é só começar a trabalhar como um escritório de apoio e prestar um serviço de qualidade e com respeito aos prazos para aumentar sua renda e garantir um bom networking.

Dessa forma, a gestão para escritórios de advocacia não deve ser negligenciada pelos sócios da banca. Pelo contrário: é essencial prestar bastante atenção nesse processo para, assim, garantir o desenvolvimento de um bom trabalho, com otimização de tempo e de recursos humanos e financeiros.

Muito interessante este assunto, não é? Agora que você já sabe mais sobre ele, aproveite para baixar nosso e-book com o guia de redução de custos para escritórios de advocacia!